Organize seus arquivos de maneira correta

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Nesse texto queremos apresentar a você o que é preciso para organizar documentos. Quais critérios você deve utilizar, roteiro de organização, plano de classificação, rotinas assertivas de arquivamento e manutenção desses documentos.

                Esperamos que esse texto te ajude a organizar, arquivar e manter seus documentos acondicionados de maneira adequada e eficiente. Vamos lá!?

                Para arquivar de maneira adequada, primeiro é importante saber classificar esses documentos de forma eficiente. Isso irá depender de diversos fatores, entre eles: formato, espécie, gênero, tipo e vida útil de cada documento. Ufa!!! Fique calmo. Vamos explicar cada um deles para você fazer seu trabalho de maneira organizada e com qualidade!

Formato: Classificação a partir da configuração do arquivo. Exemplo: formulários, fichários, plantas de projetos, mapas, entre outros.

Espécie: Nesse caso, a classificação se dá pelas informações contidas no documento. Exemplo: ata de reuniões, relatório, carta, ofício, diplomas, atestados, requerimentos e organogramas.

Gênero: Diz respeito a comunicação contida no documento. Exemplo: filmes audiovisuais, áudios, obra de arte e discos rígidos.

Tipo: Classificação de acordo com atividade ou evento realizado. Exemplo: ata de posse, boletim de notas e frequência, regimento interno de empresas, prontuários médicos, documentos referentes a funcionários, entre outros.

Classificação feita de acordo com a idade dos documentos.

Exatamente. Documentos tem uma idade. Isso está relacionado ao ciclo de vida útil de cada arquivo. Esse ciclo pode depender de questões legais, no caso de questões trabalhistas e tributárias, por exemplo, ou da necessidade de uso desse documento ou mesmo a questão de vigência deles. Vale lembrar que, mesmo cumprindo o tempo de vigência, alguns documentos não podem ser eliminados de primeira. Nesse caso, vale arquivá-los de acordo com a importância. Isso irá depender das informações contidas neles e a importância delas para instituição ou empresa.

Podemos classificar o ciclo de vida em 3 fases ou tipos de arquivo:

Arquivos de gestão:

São aqueles considerados arquivos ativos ou arquivos novos. Faz referência a documentos em uso constante, que precisam de consulta rápida e mais frequente.

Arquivo intermediário, também conhecido como documentos semiativos:

São documentos com menor frequência de uso. Exemplo:

  • Documentos que estabelecem o direito de terceiros, no caso de uma organização;
  • Documentos que determinam uma obrigação por parte de uma empresa ou instituição;
  • Documentos que possam servir como prova ou comprovação de uma situação estabelecida;
  • Documentos que abrem precedentes;
  • Documentos históricos de uma organização ou empresa;
  • Documentos que garantem um direito permanente dentro de empresas;
  • Projetos, plantas e arquivos que tenham relação com a empresa ou instituição;
  • Documentos legais, estabelecidos pelo Código Civil.

Arquivo permanente:

Aqui, não iremos usar a expressão morto, porque, apesar de sua consulta ser muito pequena, ele ainda tem sua função. As informações contidas nele têm seu valor e, mesmo arquivado, deve permitir consulta.

Roteiros para organizar arquivos

                A organização de documentos precisa seguir uma estrutura básica que contenha os seguintes elementos: recursos humanos, instalações e recursos materiais.

Recursos humanos:

                Talvez essa seja a estrutura principal que levará ao sucesso de toda operação de conservação dos seus documentos. O responsável pelo documento, manuseio e arquivamento deve ser competente, responsável e de confiança para executar as atividades:

  • Selecionar documentos
  • Fazer o registro correto
  • Classificar os documentos a partir de um método estabelecido
  • Usar códigos para classificar documentos
  • Arquivar de maneira adequada
  • Localizá-lo de maneira rápida
  • Controlar de maneira eficiente a saída e entrada de arquivos
  • Saber quando é necessário transferir ou destacar documentos
  • Conseguir passar informações e orientar pessoas

Instalações

                Outro fator importante é o local de armazenamento desses documentos. A localização, a iluminação e a disposição dos móveis que serão utilizados são essenciais para a preservação deles. Ninguém quer ser surpreendido com documentos rasgados, rasurados ou danificados devido às ações do tempo ou mesmo parasitas, não é mesmo!? Escolha um local arejado e com boa circulação de ar, onde não irá receber umidade ou sofrer com infiltrações.  Outro fator importante são os móveis, leia nosso texto sobre os móveis ideais aqui!

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